문제 04. 행정 효율과 협업 촉진에 관한 규정상 업무의 분장 및 인계ㆍ인수의 개념, 인계ㆍ인수시 절차 및 그 작성내용에 관하여 설명하시오.
1. 업무의 분장
행정기관의 업무는 각 처리과의 장은 업무를 효율적으로 처리하고 책임소재를 명확하게 하기 위하여 소관 업무를 단위업무별로 분장하되, 소속 공무원 간의 업무량이 균형을 이룰 수 있도록 하여야 한다.
2. 업무의 인계ㆍ인수
⑴ 제도의 개요
행정업무의 책임소재를 명확히 하고, 행정지식의 축적 등을 통한 업무의 효율적 관리를 위하여 공무원 인사발령 등의 경우에 인계자가 업무의 진행 사항, 예산ㆍ물품 정보 등을 적어서 후임자에게 전달하는 제도를 말한다.
⑵ 규정의 내용
공무원이 조직개편, 인사발령 또는 업무분장 조정 등의 사유로 업무를 인계ㆍ인수할 때에는 해당 업무에 관한 진행상황, 관계문서, 자료 등 모든 사항이 구체적으로 나타나도록 업무관리시스템이나 전자문서시스템을 이용하여 인계ㆍ인수를 작성하여 인계ㆍ인수하여야 한다.
⑶ 인계ㆍ인수 자료의 상시 관리
행정기관의 장은 인계ㆍ인수가 원활하게 이루어질 수 있도록 기능분류시스템의 자료를 최신의 정보로 유지하여야 한다.
⑷ 직무대리자의 인계ㆍ인수
업무를 인수할 후임자가 정해지지 아니한 경우와 그 밖의 특별한 사유로 후임자에게 업무를 인계할 수 없는 경우에는 그 직무를 대리하는 사람에게 인계하고, 그 직무를 대리하는 사람은 후임자가 업무를 인수할 수 있게 되었을 때에 즉시 인계하여야 한다.
3. 업무의 인계ㆍ인수시 절차
⑴ 인계ㆍ인수의 사전준비
⑵ 업무자료의 정리
⑶ 인계ㆍ인수서의 작성
⑷ 대면 인계ㆍ인수의 진행
⑸ 인계ㆍ인수서의 확인
⑹ 인계ㆍ인수의 사후관리
4. 업무의 인계ㆍ인수서의 작성내용
업무의 인계ㆍ인수서에 작성해야 할 내용은 다음과 같다.
⑴ 업무현황
① 담당 업무, ② 주요 업무계획 및 진행사항, ③ 현안사항 및 문제점, ④ 주요 미결사항
⑵ 관련 문서 현황
⑶ 주요 물품 및 예산 등 인계ㆍ인수가 필요한 사항
⑷ 그 밖의 참고사항
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